进入21世纪以来，科技发展日新月异，电子公文正以不可抗拒的力量进入办公领域。以“手写”为主的办公时代将逐步退出舞台，以“手输”的办公时代正向我们走来。从9月1日起，省委、省政府开始实行非纸质公文下发，永州市委、市政府也正式启用电子政务公文传输系统下发文件，并将逐步停发纸质文件。由此可见，我站实行电子公文办公是大势所趋。电子公文给我站办公系统带来了新的机遇和挑战，我站政务系统将向科学化、智能化、信息化、自动化、网络化的趋势发展；同时我站局域网建立已有多年，站属各单位基本上都配备了电脑和打印机，在岗人员基本上对互联网都有所了解，这给我站办公系统实行网络化办公打下了良好的基础。 一、电子公文应用的重要性、必要性和紧迫性
随着信息技术的迅速发展和广泛应用，网络化办公已经成为衡量一个单位综合管理水平高低的重要标志，电子政务建设已成为现阶段我站基本建设的突出重点，这既是当前新形势发展的客观要求，也是我站提升管理水平的必然选择。
电子公文是转变管理模式，提高工作效率和服务水平的重要手段。目前，我站的公文仍然采用纸质公文，而电子公文比纸质公文方便快捷、高效智能。我站办公系统日常内部公文处理程序包括拟稿、审稿、定稿、签发、印制、分发、催办、归档等程序；上级来文则要经过收文、登记、传阅、催办、归档等程序；上行文还要送达或通过邮寄的方式报送上级部门。传统意义上的纸质公文的处理程序，不但耗费人力、物力、财力，还有可能导致公文遗失或不按时进入公文处理程序，有可能会造成时间上的延误等，影响了工作的正常开展，影响了行政效率和工作效能提升。而依托计算机网络技术、电子数据和“信息高速公路”的电子公文的出现，改变了传统的办公方式，在几分钟之内就可以完成电子公文同时送达的任务，节省了大量的人力不说，也省了不少的办公费用。我站办公室的复印机购买已有6年，现已复印32万张，平均每年复印5万多张，复印一张A4纸的成本为0.1元左右；这还不包括公文用纸和材料用纸，还有其他部门的办公用纸；打印一张A4纸的成本更高，约为0.45元∕张。据统计，我站每年办公用纸约需30箱（15万张），纸质办公花费约5万元。另外，电子公文比纸质公文携带安全方便，保存起来所占空间要小，保存时间也要长；相对纸质公文而言，它可复制可备份，搜索查阅使用起来比纸质公文便利得多，站领导即使出差在外，借助互联网，可在同一时间签阅同一份电子公文。实现我站内部办公自动化、网络化和信息共享，可从根本上减少中间环节，提高公文处理效率，精简和规范办文办事流程，节约办公经费，全面提升工作效率和服务水平。 当然，电子公文在我站作为一个新生的事物，它也有其不足之处，比如标准化、“网络安全”隐患、电子公文处理的软件开发使用、设备资金的投入、观念问题等等。但电子公文的出现是网络时代的产物，它的使用和普及是时代和社会发展的要求，更是提升管理水平和服务水平的主流。
二、应用电子公文存在的问题及原因
一是思想观念问题。对电子公文应用的重视不够，认为电子公文就是用电脑打印文件，而没有上升到提高管理水平和服务水平的高度；还有部分后勤机关员工习惯纸质公文，缺乏对电子公文的认同感，少数人还存在电子公文“还比较遥远”的思想。
二是设备技术问题。主要是硬件的配置不能满足电子公文处理系统的要求，软件设计存在功能和安全、操作便利上的缺陷，人员的技术水平不到位等。
三是安全保密问题。电子公文的安全问题来自于内外两个方面。既有来自于内部的管理，有可能导致电子公文数据被非法编辑、复制、传播、丢失等，又有由于系统的网络信息安全问题导致信息在传输过程中出错、丢失或者被窃听利用等。
四是规范统一问题。目前国内还没有一套公认为标准的电子公文处理系统，使得电子公文处理系统参差不齐，这就造成了有多家电子公文系统并存的现状。
三、解决问题的途径
一是要加大投入，增强紧迫感，加速培养复合型人才。电子公文处理系统是一个高度自动化、高度集成化的信息管理系统，它的使用涉及到我站网络环境、工作人员公文业务能力、电脑操作技能等。只有在资金支持、人员安排与培训、网络硬件、软件设计等各方面给予足够地支持，才能尽快在实现办公信息工作网络化的基础上，从根本上实现公文电子化、办公无纸化。全站职工都要怀着一种强烈的紧迫感，要不断地学习掌握新知识、新技能，快速掌握现代信息技术。只有这样，才能要勇于面对挑战，接受挑战。 二是加强软硬件建设，解决技术难题。首先是硬件的配置要能跟上，电脑的硬件设备能满足电子公文应用软件系统运行的要求，设计或购买及使用具有自身特色、适合自身需要的软件，人员素质必须符合网络化的要求。再次是保证电子数据的安全性。在电子公文的传输、签阅、保存等过程中，必须建立用户认证体系，建立规范的传输交换标准，解决各部门相互之间的电子公文传输。
三是保证电子公文的安全性。通过严格管理、严格执行权限操作制度、全程操作日志记录等办法，确保电子公文系统保密性强。采取多种网络安全措施，建立电子公文流传体系的安全防范机制，及时化解网络风险，确保电子公文系统的安全。
四是加强对电子公文的管理。电子公文和纸质公文具有同样的权威性和法律性，然而电子公文的生成、传输、归档等过程却和纸质公文有很大的不同。电子公文处理的各个环节，涉及所有参与电子公文处理的部门和人员。不同岗位人员所处的层次不同，对电子公文的要求和权限也不同；电子公文归档、保管、利用的流程和要求也存在很大差异。由于对电子公文这些特点认识不同，就有可能造成对电子公文的管理不到位。电子公文的管理是一个全过程的系统管理，它包括软硬件管理人员对电子公文的管理、电子公文使用人员对电子公文的管理、电子公文的生成管理、电子公文的传输和归档的管理。哪个环节管理不到位，就有可能出现电子公文的安全、时效和流转混乱等问题，势必影响全站的工作秩序。因此，还应做好电子公文处理系统异常的预案机制。 五搞好电子公文处理的规范化和标准化。标准化是资源共享、协同工作的前提，电子公文格式规范是电子公文交换的基础。目前，电子公文处理的规范化和标准化已经得到解决，我们可参照政府部门正在实行的规范和标准，实现电子公文在我站办公工作中的应用。
总之，电子公文在我站办公工作中的应用已成为一种必然趋势，我们要抓紧制定计划，加强对相关知识的培训，使全体工作人员特别是从事办公工作的人员，尽快适应新的办公环境，熟悉电子公文应用系统的基本操作，提高应用技能，以适应从有纸化办公到无纸化办公的转变。（杨 浩供稿）
