Computerized management of human resources in hydropower industry
水电人力资源的电脑化管理
水电行业HRIS计划推展
湖南省南津渡水电站 周作斌
【关键词】:人力资源 HRIS
随着新一轮技术革命的到来,以计算机技术为主,伴随着通讯技术、网络技术、多媒体技术的蓬勃发展,给人们的工作、学习、生活方式带来了巨大冲击。这种冲击也影响着传统的水电行业,影响着水电行业劳动人事工作这一传统领域,如何充分利用现代新技术,增强水电人力资源管理的科学性、高效性,成为摆在水电行业劳动人事工作者面前的一个新课题。
人力资源管理信息系统(Human Resources Information System,下称HRIS )是实现人力资源管理的电脑化信息管理,不仅是要迅速提供管理上所需要的资料,而且要讲究这些信息与附加价值的相关性。所以在人力资源管理电脑化的规划阶段,一定要将系统目标搞清楚,准备运用的范围要明确界定出来,实施的计划要与本单位内外的人员沟通,以确定管理阶层的期望及工作上经常性的需求,从而缩短管理决策的时间,或提供及时正确的资料,协助主管人员做出客观、正确的决定。
在规划HRIS之初,有下列几个问题应先弄清楚:
(1)将来完成后会有哪些资料?这些资料的用途及应用范围是什么?是否合符经济效益?
(2)要花多长时间才能达到预期目标?各阶段的时间如何调配?
(3)整个计划或部分计划完成,要运用多少资金?
(4)需要哪些资源及技术才能完成?单位内部现有哪些资源和技术可供利用?哪些需要外界来支持?
(5)机会成本如何,是否涉及机密性?
(6)整个过程要分多少步骤?先后顺序如何确定?如何进行人力调配及资料收集、整理?
(7)在整个过程中如何对计划进度和软件效果进行有效控制?
(8)哪些因素影响到计划的进行或技术人员能力的发挥?如何克服?
以上这些问题我们要在准备阶段先行评估及思考,这将对整个水电企业人力资源管理电脑化纳入企业整体的MIS中产生决定性作用。具体做法上应分成三部分:目标的规划(Objectives Planning)、计划执行方案(Work Plan)、系统设计(System Design)。
一、目标的规划
人力资源管理电脑化,不仅提供给决策层及人事部门以人事信息,而且要以“部门主管就是人事主管”的观念,提供给部门主管许多相关信息,让他们来负责担任其部门内人事主管的角色。
人事主管的职责是监督、规划、协助、评核及发展下属的工作,因此个人基本资料、升迁、调动、薪资调整、薪水、绩效考核成绩、教育训练记录及个人事业生涯规划等信息都应包含在设立之资料库中。有了这些资料,再根据最高决策层、人事部门、部门主管及成员个人希望从这些信息获取些什么来制定目标。
最高决策层需要的是整体信息,如薪资水准、绩效及生产力状况、人力规划及筹备状况、员工岗位流动率及分析报告、年资统计甚至一些个人资料(升迁、调动、核准确性时的参考)。
对部门主管而言,要掌握的是本部门员工的薪资、个人基本资料、出勤状况、请假记录、培训记录、考核成绩及本部门其它相关资料。
对人事部门而言,一方面需要各种人事相关资料,另一方面应随时与其它部门协调,或接受决策层的指示,增加新的信息服务。
对员工个人而言,可以了解自己的薪资状况、培训记录、考核成绩、请假及年出勤记录及个人相关福利,如劳保、养老保险、住房公积金等信息。
二、计划执行方案
如何将以上信息整合运用,使得使用者在各自电脑屏幕上可迅速找到他们想要的信息,这与系统整体目标有关。要做预算,立即知道本单位现薪资额是多少,市场潜在值如何;要检查组织及人力规划情况,立即可知道现有组织结构、各单位成员的职称、职级,从训练记录、工作经验及个人事业生涯规划记录中,可立即找出企业现有多少可供未来发展、使用的人力;人事部门要计算薪水,输入其个人加班、缺勤及请假记录,立即生成个人薪资表;举办培训,从系统中即时获取各部门的训练需求,找出欲培课程,现有师资;部门负责人在考虑下属职工岗位升迁异动时,立即从系统中查找出其学历、绩效考核成绩、培训记录、薪资状况,并与情况相似的下属相比较。
为保证系统的安全可靠,对哪些人员可以看哪些资料,系统应对操作人员予以级别界定,以操作代码、操作人、通行口令字、操作等级,确保系统机密和安全,以下是一些人力资源管理与发展方面需要的电脑信息,可将它们列入执行方案中。
1、 任用方面
l 整个企业及所属部门的组织图,包含职务、职级、人名、薪水号及工作简要说明
l 职位申请表的档案,各部门人力需求,已补多少人,未补多少人,空缺何时补入以及未来人力需求状况等信息
l 应聘申请表的分类存档,对应聘人员的特长,按已聘未聘分类存档
l 个人基本档案的建立
l 调出、离退、辞职、内部调动信息库的建立,流动率统计与分析
l 任聘招考的题库建立及历次招考记录
2、 薪资方面
l月工资表制作
l加班、请假资料的录入及统计
l学历变动、岗位异动的工资标准变动
l月、季、年度报表统计与制作
l职工绩效考核成绩记录
l绩效奖金、津贴、补助的记录及发放
l现人力市场的薪资调查记录
l劳保、保险、公积金个人帐户
l调入、调出、离职、离退的薪资结算
3、 教育培训
l培训需求调查
l训练经费及预算
l训练课程(过去、现在、未来)
l受训人员统计及受训人员成绩记录
l训练成果评估
4、 其它
l出差记录
l住院记录及医药费开支明细、总帐
三、系统概要设计
1、系统结构
系统应充分结合本单位整体信息管理MIS网络,同时考虑到远程操作和数据上报。湖南省南津渡水电站NJD—HRIS系统结构如下:
2、基本数据库
(1)操作人员库(CZK)
人员代码、所在部门、姓名、口令、操作等级(1~4级选择)
(2)部门库(BMK,关联字段为部门代码)
部门代码、部门名称、部门职责、负责人、全员定编数(不可修改,由岗位库的职数决定)、实到编数(不可修改,由岗位库的到岗数决定)
(3)岗位库(GWK:与部门库关联字段为部门代码,与人员基本库关联字段为岗位代码)
部门代码(只能从部门库部门代码字段选择)、部门名称(由部门代码决定)、岗位代码、岗位名称、岗位属性(管理、管理生产、生产、多经、未定五个值选择)、岗级(1-19级选择)、岗级标准(40、45两个值选择)、岗位工资(由210+(岗位—1)×岗级计算决定)、岗位职责、岗位要求、岗位职数、到岗位数(不可修改,统计人员基本库本岗位人数得到)、劳保(1~8项劳保,在固定的40项劳保中选择)、使用期限(指相应劳保)
(4)人员基本库(RYK,与部门库关联字段为部门代码,与岗位关联字段为岗位代码、与工资库、劳保库、请假库、培训库关联字段均为姓名):
部门代码(只能从部门库部门代码字段选择)、部门名称(由部门代码决定)、岗位代码(只能从岗位库岗位代码字段选择)、岗位名称(由岗位代码决定)、姓名、性别(男、女两个值选择)、籍贯、出生年月、参工年月、政治面貌(党、团、民、无四个值选择)、加入时间、文化程度(博士、硕士、本科、大专、中专、高中、初中、小学八个值选择)、专业、毕业学校、毕业时间、运行年限(不大于工龄)、工干分类(工人、干部两个值选择)、用工形式(固定工、合同工两个值选择)、职务级别(正处、副处、正科、副科、无五个值中选择)、职称类别(在工程、农业、政工、图档等职称系列中选择)、职称级别(高级、副高、中级、助理、员级五个值中选择)、职称(由职称类别和职称级别决定)、聘定时间、聘任时间、岗位级别(岗位库数据)、岗位工资(岗位库数据)、技能级别、技能工资(由技能级别决定)、工作简历、学习简历、个人照片、奖惩记录、身份证号码
(5)工资库(GZK,为所有人员历次月份工资总库,与部门库、岗位库、人员基本库的关联字段分别分别为部门代码、岗位代码、姓名):
年月份、编号、姓名、岗位工资、技能工资、工龄工资、运行津贴、山区津贴、书报费、洗理费、养老增资、工作餐、应发工资(以上工资相加所得)、储蓄、养老保险金(按应发工资比例计算)、住房公积金(按应发工资比例计算)、所得税(应发工资—养老保险金后按比例计算)、扣款小计(应发工资后几项相加且不大于应发工资)、实发工资(应发工资—扣款小计)
(6)劳保库发放库(LBK:与部门库、岗位库、人员基本库的关联字段分别分别为部门代码、岗位代码、姓名)
流水号(由机器按顺自动唯一产生)、日期(当前日期)、领用人(在人员基本库姓名字段中选取)、开票人、劳保名称(由岗位确定劳保决定种类、并同时修改到期时间)
(7)人员调动库(DDK:每次产生一记录,并修改统计关联库内容)
流水号(由机器按顺自动唯一产生)、日期(当前日期)、原岗位、加上人员基本库中所有字段
(8)请假库(QJK:与部门库、岗位库、人员基本库的关联字段分别分别为部门代码、岗位代码、姓名)
流水号(由机器按顺自动唯一产生)、日期(当前日期)、请假人(在人员基本库字段姓名中选取)、假别(病、事、产、婚、丧、计生、年休、探亲八个值中选取,如年休判断本年度是否已休,)、天数(计算应扣下月工资工作餐、备一)、起始日、终止日(自动产生)
(9)人员培训库(PXK:每次产生一记录,与部门库、岗位库、人员基本库的关联字段分别分别为部门代码、岗位代码、姓名)
流水号(由机器按顺自动唯一产生)、日期(当前日期)、姓名、岗位、考核记录
3、系统功能模块
水电HRIS实现的是水电部门进行劳动、人事、工资“三项”制度改革和定机构、定职责、定编制、定岗位“四定”工作后的劳动人事计算机信息管理系统,与未“三改四定”行业差别很大。应本着功能强大、设计科学、维护容易、录入简单的思想,切合水电行业实际,有针对性地设计,下面就湖南省南津渡水电站的HRIS(NJD—HRIS)系统功能设计进行概要说明。
l 系统设置:完成用户管理和数据初始化。
(1)用户管理:此功能只有系统用户才能能登录,所运用到的数据库有操作人员库(CZK),对用户进行增加、删除、修改、查看,口令是6-12位任意字符组合,操作等级分四等(1:系统用户,进行所有操作、2:人事主管,除用户管理外所有操作、3:单位领导,所有数据查询、4:部门主管,部门数据查询、)。
(2)初始化:操作等级在2以内人员才能操作,主要是进行系统初次运行、工资库(GZK)在年初对工龄工资、运行津贴等项的变化。
l 数据维护:各级用户均可进入各表单,但只有1、2级用户有增、删、改的权力,3、4级用只能操作相应查询和打印功能。进行维护时,尽可能合用下拉框、微调控件,以利于快速操作。
(1)部门维护:对本单位内设机构进行维护,部门代码和名称变化时,自动修正关联库数据,其中职数、到岗数是统计数据不可修改。
(2)岗位维护:对所有岗位情况进行维护,当进行增、删、改后,应自动对相应的部门库、人员基本库、工资库进行修正,应可以部门库的部门名称为下拉框进行过滤。
(3)人员基本情况维护:对个人人事档案进行维护,当岗位变动时应自动修改部门库、岗位库、工资库等相应关联库中的数据。应可以部门库的部门名称、岗位库中岗位特性为源的下拉框进行过滤。当岗位变动时,应以照片拖动到新岗位(判断人员否满)或垃圾站的形象方式表示人员调动或调出,并自动在人员调动库中产生新记录,以示调动过程。
(4)岗位→人员维护:以关联方式集中在一表单,岗位信息直接显示,人员信息以表格显示。数据变化时,自动维护并修正关联数据库内容。
(4)劳保发放管理:每次增加一新记录,打印发放单,完成后应不可更改。查询时应关联一对多显示,应可以部门库的部门名称、岗位库的岗位特性、人员基本库的姓名为源的下拉框进行过滤。
(5)请假管理:类同上。
(6)工资管理:当新的月份时,新产生全体人员记录,新记录的月份自动写入,打印完毕不可修改。查询时关联一对多,可列出一人所有月份工资;可以部门库的部门名称、岗位库的岗位名称、人员基本库的姓名为源的下拉框进行选择并过滤。数据月备份时生成如GZ200106.dbf类文件。
l 查询和视图:数据条件查询,视图文件生成。
(1)重建所有关联:对因系统错误未能及时修正的关联进行重建,以保证系统各数据库的关联可靠。
(2)统计维护:对各关联库数据进行统计,以利于生成报表。
(3)视图生成:条件查询、统计后生成框图、棒图、饼图、曲线等。
(4)年度干部统计表数据生成:针对每年度组织人事部门要求的干部统计工作繁重、要求精确的现状自动生成年度干统表的数据。
(5)单位一览表:单位基本情况。
(6)岗位一览表:所有岗位情况。
(7)岗位→人员关联表:所有岗位对应所有人员情况。
(8)人员一览表:所有人员情况。
结束语
NJD—HRIS是在VFP 6.0下开发的,系统具有科学、可靠、简单、高效的优点,其用户界面、数据录入更是独具匠心,虽然由于VFP本身所限,相对于Power Build和Delfi而言,网络通讯功能稍有欠缺,数据预警、数据安全方面不很完备,但其数据转换实现、语言编程却更方便,对于水电单位的劳动人事管理相当可行。